व्यावसायिक ईमेल कसे सुरू करावे (5 कृती करण्यायोग्य टिपा)
व्यावसायिक ईमेल कसे सुरू करावे? योग्य अभिवादन आणि आकर्षक ओपनिंग लाइनसह ईमेल सुरू करणे ही एक उत्कृष्ट पहिली छाप पाडण्यासाठी महत्त्वपूर्ण आहे. या लेखात, आम्ही तुम्हाला व्यावसायिक ईमेल कसा सुरू करावा याबद्दल तुम्हाला माहित असणे आवश्यक आहे ते सर्व दाखवणार आहोत.
ईमेल कसे सुरू करावे
जर तुम्हाला मूलभूत माहिती असेल तर व्यावसायिक ईमेल कसा सुरू करायचा हे खूपच सोपे आहे. बर्‍याच लोकांचा असा विश्वास आहे की विषय ओळ हा ईमेलचा एकमेव महत्त्वाचा भाग आहे कारण ते आपले ईमेल उघडले आहे की नाही हे निर्धारित करते.
तथापि, तुम्ही योग्य अभिवादन आणि सुरुवातीच्या ओळीने सुरुवात केली पाहिजे जेणेकरून जेव्हा कोणी तुमचा ईमेल उघडेल तेव्हा त्यांना कारवाई करायची असेल.
मी योग्य अभिवादन आणि प्रभावी ओपनिंग ओळी लिहिण्याबद्दल काही पॉइंटर्सवर जाईन जेणेकरुन तुम्हाला तुमचे ईमेल योग्यरित्या सुरू करण्यात मदत होईल.
वापरण्यासाठी नमस्कार
एक अभिवादन किंवा ग्रीटिंग कोणत्याही ईमेलचा एक आवश्यक घटक आहे. व्यवसाय ईमेल, मार्केटिंग ईमेल किंवा कव्हर लेटरसाठी तुम्ही निवडलेले ग्रीटिंग उर्वरित संदेशासाठी टोन सेट करेल.
व्यावसायिक ईमेल अभिवादनांची येथे काही उदाहरणे आहेत:
1. प्रिय [नाव]
या संदर्भात व्यावसायिक ईमेल कसे सुरू करावे हे महत्वाचे आहे. हे ग्रीटिंग औपचारिक ईमेलसाठी योग्य आहे. तुम्ही कव्हर लेटर लिहित असल्यास, उदाहरणार्थ, तुम्ही प्राप्तकर्त्याला त्यांच्या आडनावाने संबोधित करू शकता, जसे की “प्रिय सुश्री ब्लेअर” किंवा “प्रिय मिस्टर ब्राउन.”
"श्रीमती" सारखे सन्मान वापरणे टाळा. जे एखाद्याच्या वैवाहिक स्थितीला सूचित करते. तथापि, व्यावसायिक दर्जा दर्शविणारे पारंपारिक सन्मान, जसे की "डॉ." किंवा "प्रिय प्राध्यापक," नेहमी वापरावे.
तुम्हाला प्राप्तकर्त्याच्या लिंगाबद्दल (किंवा सर्वनाम) खात्री नसल्यास, लिंग-तटस्थ सन्मानार्थ "Mx" वापरा. तुमचा प्राप्तकर्ता तुमचे वय किंवा त्यापेक्षा कमी वयाचा असेल आणि व्यावसायिकदृष्ट्या तुम्हाला मागे टाकत नसेल तर तुम्ही “हॅलो टेलर” ने देखील सुरुवात करू शकता.
हे सुद्धा वाचाः
- आपले वॉलपेपर म्हणून अॅनिमेटेड GIF कसे वापरावे
- आपले स्वतःचे टेलिग्राम स्टिकर्स कसे तयार करावे
- तुमच्या स्क्रीनची चमक कशी समायोजित करावी
- सर्वोत्तम गॅरेजबँड पर्याय
2. हाय / हाय तिथे
हे ईमेल अभिवादन व्यवसाय पत्रात योग्य नसले तरी व्यावसायिक ईमेलमध्ये ते पूर्णपणे स्वीकार्य आहेत. यापैकी सर्वात सामान्य "हाय (नाव)" आहे.
ईमेल अत्यंत औपचारिक असल्याशिवाय, हे अभिवादन सहसा वैयक्तिक किंवा व्यावसायिक ईमेलसाठी योग्य असते.
जरी ग्रीटिंगमध्ये "हाय तेथे" वारंवार वापरले जाते विपणन मोहिम ईमेल (उदाहरणार्थ, वृत्तपत्र सदस्यांसाठी), जेनेरिक ग्रीटिंग ऐवजी जेव्हा त्यांचे पहिले नाव नमूद केले जाते तेव्हा लोक ईमेल वाचण्याची अधिक शक्यता असते.
3. सर्वांना नमस्कार
ते खूप अस्ताव्यस्त होईल प्रत्येकाच्या नावाची यादी करा एका गटाला संबोधित करताना अभिवादनामध्ये. तुम्ही तुमच्या कामाच्या टीमसारख्या लोकांच्या गटाला ईमेल करत असल्यास, तुम्ही “Hello everyone” सारखे ग्रीटिंग वापरू शकता.
“हाय अगं” पेक्षा “हाय एव्हरी” श्रेयस्कर आहे कारण नंतरचे लिंग सूचित करते. तुम्ही फक्त दोन किंवा तीन लोकांना ईमेल करत असल्यास, तुम्ही त्यांची नावे स्वल्पविरामाने विभक्त करू शकता.
"हॅलो, ली, मेरी आणि अॅन," उदाहरणार्थ. अचानक आलेल्या “हाय ऑल” पेक्षा या ग्रीटिंग्ज अधिक योग्य आहेत, जे सामान्य ईमेल टेम्प्लेटमधून आल्यासारखे वाटते.
4. शुभेच्छा
मोठ्या गटाला किंवा फक्त एका व्यक्तीला ईमेल करताना वापरण्यासाठी हे एक सामान्य अभिवादन आहे. व्यावसायिक ईमेल खात्यावर व्यावसायिक ईमेल पाठवताना तुम्ही “ग्रीटिंग्ज” देखील वापरू शकता आणि प्राप्तकर्ता कोण आहे हे माहित नाही.
support@(company name.com) सारख्या ईमेल पत्त्यावर व्यवसाय ईमेल पाठवताना, उदाहरणार्थ, “ग्रीटिंग्ज” हे एक योग्य ओपनर आहे.
व्यावसायिक सेटिंग्जमध्ये चांगले काम करणाऱ्या आणखी काही ईमेल ग्रीटिंग्ज पाहू.
वापरण्यासाठी ओळी उघडणे
तुम्ही तुमच्या ईमेल प्राप्तकर्त्याला अभिवादन करण्याचा सर्वोत्तम मार्ग ठरवल्यानंतर, तुम्हाला एक मनोरंजक ओपनिंग लाइन जोडण्याची आवश्यकता असेल. हे प्राप्तकर्त्यास संपूर्ण ईमेल वाचण्यास प्रोत्साहित करेल.
सर्वोत्कृष्ट ईमेल ओपनिंग लाइन खालील चार आवश्यकतांपैकी एक किंवा अधिक पूर्ण करतात, तुम्ही कोणत्या प्रकारचे व्यावसायिक ईमेल लिहित आहात याची पर्वा न करता:
- ऑफर मूल्य.
- संभाषण सुरू करा.
- संबंधित प्रश्न विचारा.
- अहंकार वाढवा.
तुम्ही निवडू शकता अशा काही सुरुवातीच्या ओळी येथे आहेत:
1. मला माझा परिचय करून देण्याची परवानगी द्या
तुम्ही बिझनेस मीटिंगमध्ये जाणार नाही आणि लगेच बोलणे सुरू करणार नाही, विशेषत: तुम्ही इतर उपस्थितांना कधीही भेटले नसल्यास. मग ते ईमेलद्वारे का करावे?
तुम्ही ईमेल करत असलेल्या व्यक्तीला तुम्ही कधीही ईमेल केला नसेल किंवा भेटला नसेल, तर तुमचा संदेश पुढे जाण्यापूर्वी तुमचा परिचय करून द्या.
परंतु हे लक्षात ठेवा की तुम्ही परिचय थोडक्यात ठेवावा - याचा वापर स्वतःबद्दल, तुमच्या कंपनीबद्दल किंवा तुमच्या पात्रतेबद्दल तपशीलवार माहिती घेण्याची संधी म्हणून करू नका. थोडक्यात परिचय पुरेसा होईल.
2. मला आशा आहे की तुम्ही चांगले करत आहात
ही सर्वात सामान्यपणे वापरल्या जाणार्‍या ओपनिंग लाइनपैकी एक आहे कारण ही एक सुरक्षित पैज आहे.
जरी या वाक्यांशामुळे तुम्हाला सर्जनशीलतेसाठी कोणतेही गुण मिळण्याची शक्यता नाही, तरीही व्यावसायिक ईमेल सुरू करण्याचा हा एक स्वीकार्य आणि सौहार्दपूर्ण मार्ग आहे.
"मला आशा आहे की तुम्ही चांगले करत आहात," तुम्ही अशा एखाद्या व्यक्तीला म्हणाल ज्याला तुम्ही चांगले ओळखत नाही परंतु ज्याचे सहकर्मी सारखे संबंध आहेत.
3. मी तुमच्यापर्यंत पोहोचत आहे
तुम्ही ज्या व्यक्तीला ईमेल करत आहात त्या व्यक्तीला कदाचित दररोज बरेच ईमेल येतात.
तुम्ही त्यांना लगेच का ईमेल करत आहात हे नमूद करून तुमच्या ईमेलचे महत्त्व निर्धारित करणे तुम्ही त्यांना सोपे करू शकता. ही ओपनिंग लाइन प्रभावी आहे कारण ती थेट आहे, जे व्यस्त व्यावसायिक प्रशंसा करतील.
4. मला आशा आहे की तुमचा दिवस चांगला असेल
तुम्ही ईमेल करत असलेल्या व्यक्तीला ओळखत असल्यास, ही ओपनिंग लाइन वापरा (उदाहरणार्थ, कामाचा सहकारी, कुटुंबातील सदस्य किंवा मित्र). हे मित्रत्वाची भावना व्यक्त करते आणि ईमेल प्राप्तकर्त्याच्या दिवसाबद्दल (किंवा आठवडा) संभाषण प्राप्त करू शकते.
तथापि, लक्षात ठेवा की ही एक ओपनिंग लाइन नाही आहे जी तुम्ही कधीही न भेटलेल्या एखाद्याला ईमेल करताना वापरता, जसे की नोकरीच्या मुलाखतीसाठी किंवा संभाव्य ग्राहकासाठी.
आपण ईमेल कसे सुरू करू नये
तुम्हाला एखादे ईमेल प्राप्त झाले आहे जे इतके विचित्रपणे सुरू झाले आहे की तुम्हाला ते उर्वरित वाचण्याचा त्रास झाला नाही?
तुम्हाला खालील ग्रीटिंग्ज किंवा ओपनिंग लाइन्ससह ईमेल प्राप्त झाल्यास, तुम्ही कदाचित त्याकडे लक्ष देणार नाही आणि तुम्ही ईमेल करत असलेल्या व्यक्तीकडेही लक्ष देणार नाही.
1. हे कोणाला चिंता करू शकते
व्यवसाय ईमेलसाठी ते हे अभिवादन अतिशय औपचारिक आणि अस्पष्ट मानतात. हे असे समजते की ईमेल कोणाला प्राप्त झाला असावा हे शोधण्यात तुम्ही खूप आळशी होता.
ईमेल करण्यापूर्वी, एखाद्या व्यक्तीचे नाव शोधण्याचा प्रयत्न करा, जसे आपण औपचारिक पत्र लिहिताना करता. वैकल्पिकरित्या, अधिक अनुकूल सुरुवातीचे वाक्य निवडा.
तुम्ही XYZ कंपनीला नोकरीच्या अर्जाबद्दल ईमेल करत आहात असे समजा आणि तुम्हाला ते सापडत नाही एचआर टीमचे नाव सदस्य "ज्याला ते चिंतित आहे" ऐवजी तुम्ही "टू टीम एक्स" किंवा "कंपनी XYZ मधील प्रिय नियुक्त व्यवस्थापक" वापरू शकता.
2. चुकीचे शब्दलेखन केलेले नाव
चुकीचे शब्दलेखन केलेले नाव शक्य तितक्या वाईट अभिवादनाच्या बाजूला असते. तुमच्या प्राप्तकर्त्याच्या नावाचे स्पेलिंग बरोबर असल्याची खात्री करण्यासाठी तुमचे ईमेल नेहमी दोनदा तपासा.
व्यक्तीचे नाव क्लिष्ट दिसल्यास, ते विश्वसनीय स्त्रोतावरून कॉपी आणि पेस्ट करा. तुम्हाला नावाच्या स्पेलिंगबद्दल खात्री नसल्यास, ते सोडून द्या आणि “हॅलो” सारखे ग्रीटिंग चिकटवा.
हे असामान्य आहे, परंतु हे अशा इव्हेंटमध्ये होऊ शकते जिथे एखाद्या उपस्थिताने तुम्हाला त्यांचे व्यवसाय कार्ड देण्याऐवजी त्यांच्या कंपनी किंवा टीमकडून ईमेल पाठवला.
3. प्रिय सर किंवा मॅडम
"प्रिय सर किंवा मॅडम," जसे की "ज्याला ते काळजी करू शकते," हे एक कठोर आणि अनेकदा औपचारिक अभिवादन आहे जे एकेकाळी औपचारिक पत्र लेखनासाठी राखीव होते. तथापि, आधुनिक व्यवसाय लेखनात ते किंचित कालबाह्य दिसू शकते.
हे दर्शविते की आपण प्राप्तकर्त्याचे नाव तपासण्याची तसदी घेतली नाही.
ज्या देशांमध्ये पुरुष आणि स्त्रियांना "सर" आणि "मॅडम" म्हणून संबोधले जाते, ते अजूनही व्यवसाय पत्र लिहिण्यासाठी या ईमेल ग्रीटिंगचा वापर करतात. हे औपचारिक अभिवादन, तथापि, ईमेलसाठी अयोग्य आहेत.
4. इट्स मी अगेन
ही ओपनिंग लाइन प्रासंगिक ईमेलसाठी योग्य असली तरी व्यावसायिक ईमेलसाठी ती अयोग्य आहे.
तुम्ही त्या व्यक्तीला मागील संभाषणाची किंवा ईमेलची आठवण करून देत आहात असे वाटू शकते जे तुम्ही त्यांना हलक्या मनाने पाठवले होते, परंतु तुम्हाला त्रास होऊ शकतो.
प्राप्तकर्त्याला असे वाटू शकते की तुम्ही त्यांना बग करत आहात आणि तुमच्या ईमेलकडे पूर्णपणे दुर्लक्ष करत आहात. कोणत्याही प्रकारच्या व्यावसायिक संप्रेषणासाठी हे अयोग्य आहे.
5. तुमच्या इनबॉक्समध्ये पॉप अप करून तुम्हाला त्रास दिल्याबद्दल मला माफ करा
तुमचा विश्वास असेल की तुम्ही या ईमेलवर विनम्र आहात. तथापि, ते निष्पाप म्हणून समोर येते आणि लगेचच तुमची विश्वासार्हता कमी करते.
कारण जर तुम्हाला त्यांना त्रास न देण्याची खरोखरच काळजी असती तर तुम्ही ईमेल पाठवला नसता.
या ओपनिंग लाइनऐवजी, तुम्ही त्यांना ईमेल का करत आहात हे स्पष्ट करून थेट मुद्द्यापर्यंत पोहोचा - प्राप्तकर्ता तुमच्या स्पष्टतेची प्रशंसा करेल.
परिपूर्ण ईमेल लिहिण्यासाठी कृती करण्यायोग्य टिपा
व्यावसायिक ईमेल्स कसे सुरू करायचे हे जाणून घेणे आवश्यक आहे, परंतु तुम्हाला अधिक चांगले ईमेल लिहायचे असल्यास केवळ हेच माहित असणे आवश्यक नाही.
परिपूर्ण ईमेल लिहिण्यास मदत करण्यासाठी पाच पॉइंटर्स पाहू:
1. तुमची शैली निवडा
ईमेल लिहिण्यापूर्वी तुमचे अपेक्षित प्रेक्षक कोण आहेत याचा विचार करा. हे तुम्हाला अभिवादन निवडण्यात आणि प्रासंगिक किंवा व्यावसायिक टोन वापरायचे की नाही हे निर्धारित करण्यात मदत करेल.
अनेक व्यवसाय औपचारिक लेखन शैलीत संवाद साधत असत, आजच्या कंपन्या आणि स्टार्टअप व्यवसाय लेखनासाठी अधिक प्रासंगिक आणि मैत्रीपूर्ण दृष्टिकोन पसंत करतात.
याचे कारण असे की औपचारिक ईमेल लेखन शैली कठोर आणि मैत्रीपूर्ण दिसू शकते.
2. तुमच्या पहिल्या वाक्याकडे लक्ष द्या
बरेच लोक त्यांच्या वाक्याची सुरुवात कंटाळवाणे किंवा अप्रभावी अशा गोष्टीने करण्याची चूक करतात. तुमच्या ईमेल मेसेजचे पहिले वाक्य, जसे ग्रीटिंग, तुमच्या प्राप्तकर्त्याने ते वाचले की दुर्लक्ष केले हे ठरवते.
परिणामी, तुमच्या सुरुवातीच्या ओळीने थेट बिंदूमध्ये जाण्यास घाबरू नका. तुमचा प्राप्तकर्त्याशी सामान्य संपर्क असल्यास, तुमचा ईमेल त्या व्यक्ती किंवा संस्थेच्या संदर्भाने सुरू करा.
हे तुमच्या ईमेलला तुमच्या प्राप्तकर्त्याशी अधिक द्रुतपणे कनेक्ट करण्यात मदत करू शकते. तथापि, आपल्या संदेशाच्या बिंदूपर्यंत पोहोचा.
3. तुमच्या प्राप्तकर्त्याचे आभार मानणे लक्षात ठेवा
चौकशीला प्रतिसाद देताना, तुम्ही सहसा "संपर्कात राहिल्याबद्दल धन्यवाद" यासारखे काहीतरी सुरू करू शकता. तथापि, बहुतेक लोकांना आउटगोइंग ईमेलमध्ये प्राप्तकर्त्याचे आभार मानण्याचे महत्त्व माहित नसते.
तुमच्या प्राप्तकर्त्याचे आभार मानणे हा केवळ विनम्र हावभावच नाही तर प्रतिसाद मिळण्याची शक्यता देखील वाढवते.
तुम्ही ईमेलचा मुख्य भाग लिहिणे पूर्ण केल्यानंतर, तुमच्या प्राप्तकर्त्याचे आभार मानणारी तळाशी एक ओळ समाविष्ट करा.
4. एक समापन टिप्पणी जोडा
तुमची शेवटची टिप्पणी आभार मानण्याइतकी सोपी असू शकते किंवा "तुम्हाला काही चिंता असल्यास कृपया माझ्याशी संपर्क साधा."
एक योग्य साइन-ऑफ सहसा याचे अनुसरण करतो, जसे की “शुभेच्छा”, “विनम्र”, आणि असेच. हे साइन-ऑफ आपल्या स्वयंचलित ईमेल स्वाक्षरीमध्ये समाविष्ट करण्याचा मोह होऊ शकतो, परंतु ते टाळणे सर्वोत्तम आहे.
स्वाक्षरी पॅनेलमध्ये तुमचा विभक्त वाक्यांश समाविष्ट करणे हे व्यक्तित्व नाही आणि तुमच्या प्राप्तकर्त्याला कळवते की तुम्ही खरे अभिवादन पाठवत नाही.
हे सुद्धा वाचाः
- फोटोशॉपमध्ये निवड कशी रद्द करावी
- मायक्रोसॉफ्ट ग्लोबल ग्राहक सेवा समर्थन फोन नंबर
- पेसो मायक्रोसॉफ्ट वर्ड मध्ये साइन इन करा
- मायक्रोसॉफ्ट वर्ड मध्ये रोमन अंक कसे मिळवायचे
निष्कर्ष
व्यावसायिक ईमेल कसे सुरू करावे हे कधीकधी गोंधळात टाकते. तुम्ही ज्या पद्धतीने ईमेल सुरू करता त्याचा परिणाम प्राप्तकर्ते प्रतिसाद देतात किंवा त्याकडे दुर्लक्ष करतात यावर लक्षणीय परिणाम होतो.
तुमचे ईमेल उघडण्याचे कौशल्य सुधारण्यासाठी आणि परिपूर्ण ईमेल तयार करण्यासाठी या लेखातील टिपा वापरा. GMass सारख्या शक्तिशाली ईमेल साधनासह एकत्रित केल्यावर, तुम्ही तुमच्या पोहोचण्याच्या प्रयत्नांना सहज सुलभ करू शकता.
आम्हाला आशा आहे की हा लेख तुम्हाला उपयुक्त वाटला. कृपया आपले कुटुंब आणि मित्रांसह सामायिक करा.
